Dans une usine agroalimentaire de 300 personnes, Hervé le responsable RH & Production voulait réduire les heures supplémentaires des salariés. L’investissement du groupe s’est porté 2 ans plus tôt sur un progiciel associant le pointage et la planification des postes. Marc, Isabelle et Vincent, les chefs de services ont reçus des formations internes. Tous se sont investit pour transformer les process existants afin de fiabiliser les heures à payer pour les 9 services. Après 1 an d’engagement, la complexité des plus gros services de plus de 40 personnes a provoqué l’épuisement des équipes. Hervé s’en est aperçu quand il discutait avec Marc Isabelle et Vincent, il a donc préféré mettre cet ambitieux projet en pause.
C’est 2 ans après installation qu’Hervé décide de faire appel à moi, un prestataire externe objectif, sans appréhension et expérimenté en intégration de process dans des progiciels. Quand je rencontre Marc, Isabelle et Vincent, c’est avec une franche réticence qu’ils partagent à quel stade d’avancement ils étaient parvenus avant l’interruption du projet. J’ai compilé avec Marc, Isabelle, Vincent et les 6 autres chefs de service leur vécus autour du progiciel. Grâce à notre analyse des postes, notre révision des processus de planification et mon identification des contraintes du progiciel, nous sommes parvenus, pour chacun des 9 services, à trouver comment rendre intéressante l’utilisation du progiciel :
- Les chefs d'équipe passe 5 minutes en fin de poste pour saisir les quelques écarts de durée de travail par rapport aux durées planifiées au lieu des 30 minutes de ressaisie des heures de fin de poste écrites manuellement par les employés.
- Les chefs d'équipe n'ont plus à indiquer manuellement les primes qui sont maintenant déclenchées automatiquement dans le logiciel de paye par l’affectation d'heures sur des postes spécifiques
- bien que la rémunération des heures ne soient pas leur priorité, j’ai accompagné les 6 chefs d’équipe de Marc et Isabelle dans leur montée en compétences concernant les conséquences de la planification des heures sur les règles de paye. Les chefs d’équipes peuvent se concentrer à présent sur leur cœur de métier : trouver des solutions pour les problèmes urgents de leurs équipiers.
J’ai animé ensuite les formations au progiciel auprès de Marc, Vincent, Isabelle, des 6 autres chefs de services et des 6 chefs d’équipe. Une période de validation d’1 mois a suffit pour valider les bulletins de paie édités à partir des données issues de ce nouveau progiciel. 3 mois plus tard les indicateurs mis en place pour le suivi des heures ont montré une forte baisse des heures supplémentaires et un rééquilibrage des heures réalisées parmi les employés sur le trimestre.
Un des effets du nouveau logiciel pour Hervé a été surtout l'apaisement des échanges avec les chefs de services et les syndicats lors des entretiens annuels. Notamment concernant les demandes d'augmentations car elles peuvent s'appuyer maintenant sur des suivis rigoureux des durées de travail effectuées à des postes dépassant les coefficient des salariés.
